1. Thế nào là một phòng ban, bộ phận

   Về cơ bản, Phòng ban hay bộ phận là một nhóm các nhân viên hỗ trợ mà người chủ website tạo ra để phụ trách một chuyên môn nhất định trong công việc kinh doanh.


Bạn có thể đọc thêm về Phòng ban.


2. Một số những tiêu chí phục vụ cho cơ chế xây dựng phòng ban


   Phương pháp phổ biến nhất để xây dựng phòng ban bộ phận là chia đội ngũ nhân viên hỗ trợ dựa trên một vài yếu tố chuyên môn cơ bản. Vấn đề quan trọng ở đây là những yếu tố chuyên môn cơ bản đó là gì.

Dưới đây, SUBIZ sẽ đưa ra những cấu trúc mẫu, những nhân tố điển hình nhất giúp bạn tạo ra một đội chat thực sự hiệu quả và chất lượng.


a. Phân chia theo chức năng của phòng ban:

   Nếu website bạn bán những loại sản phẩm mà yêu cầu nhiều phòng ban bộ phận cùng chăm sóc và hỗ trợ khách hàng, khi đó sẽ nảy sinh một nhu cầu đó chính là việc bạn phải tạo ra những bộ phận này. Thực tế đã chứng minh rằng, khi bạn càng tạo ra nhiều bộ phận cùng hỗ trợ khách hàng, website của bạn sẽ càng trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng. Khách hàng vào website của bạn sẽ cảm thấy vô cùng hài lòng khi mà họ có thể gặp trực tiếp một phòng ban chuyên biệt liên quan đến vấn đề của họ và họ tin rằng, khi một bộ phận đã chịu trách nhiệm trả lời một mảng nào đó thì họ sẽ là những người có chuyên môn tốt nhất về vấn đề đó.


Ví dụ: Bộ phận bán hàng, bộ phận tiếp thị, bộ phận kĩ thuật…




b. Phân chia theo đặc thù kinh doanh

   Ở phần này, SUBIZ sẽ đưa ra một cách phân chia phòng ban bộ phận khác dựa trên đặc thù của từng loại hình kinh doanh. Điều này xuất hiện khi website của bạn đang bán rất nhiều loại sản phẩm đa dạng, phong phú, khi đó sẽ xuất hiện nhu cầu nhóm các nhân viên chuyên về từng sản phẩm trong một phòng ban. Bạn càng nhóm thành những sản phẩm cụ thể, bạn càng cảm thấy dễ dàng hơn trong việc quản lý công việc của mình.


Ví dụ: Bạn đang bán các mặt hàng điện thoại di động của rất nhiều nhà sản xuất như: Nokia, Apple, Samsung hay Motorola. Bạn có thể tạo các phòng ban chuyên về từng loại nhãn hiệu của điện thoại di động. Bộ phận Nokia, bộ phận Apple…


c. Phân chia theo đặc điểm khách hàng.

   Khi những người vào website của bạn đến và mở cửa sổ chat. Việc đầu tiên họ làm sẽ là chọn một phòng ban, bộ phận mà liên quan trực tiếp tới câu hỏi của họ cần giải đáp. Hơn nữa, bạn cài đặt phần mềm chat SUBIZ lên website mục đích duy nhất chỉ là để kết nối, tương tác với các khách hàng của bạn. Khách hàng là phần không thể thiếu trong bất cứ công việc kinh doanh nào, vì vậy bạn có thể thực hiện việc chia phòng ban dựa trên đặc điểm của khách hàng để dễ dàng nhận biết. Bạn phân chia đặc điểm khách hàng một cách chi tiết bao nhiêu, bạn sẽ càng dễ dàng nhận biết khách hàng của bạn bấy nhiêu, và độ hài lòng của khách hàng sẽ được tăng lên một thực sự đáng kể.


Ví dụ: Bạn là một công ty xuyên quốc gia. Bạn có rất nhiều chi nhánh ở các quốc giá khác nhau. Bạn có thể tạo phòng ban phụ trách các quốc gia châu Á, phòng bạn phụ trách các quốc gia châu Âu...